Виртуальный офис

 

 Технология «виртуальный офис» тесно связана с обеспечением электронного документооборота и делопроизводства. Набор сервисов, входящих в эту технологию, осуществляет преобразование входящей информации в цифровую форму и последующую доставку этой информации до потребителя по компьютерным сетям. Современные информационные системы для электронного документооборота (CMS системы), как правило, включают в себя интерфейсы взаимодействия с сервисами «виртуального офиса».

 Полномасштабным примером использования технологии «виртуальный офис» является Конгресс США. С этой целью в Конгрессе был реализован проект цифровой почты HDMP. Одними из потребителей этой услуги являются офисы конгрессменов, которые работают с корреспонденцией независимо друг от друга. В качестве информационных систем для ведения делопроизводства в офисах конгрессменов используются сертифицированные CMS лишь нескольких типов. Среди них наиболее широко применяется система IQ (Intranet Quorum).

 Сервис по преобразованию бумажных документов к цифровому виду, входящий в технологию «виртуальный офис», обычно реализуется независимо от CMS. Основными критериями качества работы виртуального офиса являются:

 
  • Стопроцентная регистрация и преобразование входящей корреспонденции

  • Своевременная и гарантированная доставка информации до потребителя

  •  

     Технология виртуального офиса предусматривает предварительное создание дополнительной инфраструктуры:

  • Центр обработки корреспонденции

  • Услуги по доставке корреспонденции

  • Обработка корреспонденции потребителем

  •  Практическая реализация каждой из перечисленных компонент технологии существенно зависят от масштаба выполняемых работ. Например, функции Центра обработки корреспонденции могут быть обеспечены либо специализированным подразделением, либо независимой коммерческой компанией, либо техническим специалистом-оператором.

    Обработка корреспонденции потребителем осуществляется при помощи специализированных CMS систем. Интерфейс с системами CMS.

    За пределами описания технологии виртуального офиса остались вопросы по обеспечению конфиденциальности обрабатываемой корреспонденции и вопросы компьютерной безопасности.

    CMS - Correspondence Management System, система управления корреспонденцией.

    HDMP - House of Representatives Digital Mail Program, – проект цифровой почты

    Виртуальный офис

     

     

    Публикации на тему:

    The Digital Mailroom Meets Capitol Hill

    О системе CMS, разработанной нашими специалистами

    © 1991-2006 «ЦИС ТАКТ»